Bibliothèque de prompts starter par fonction métier — Pilier 4

Pour qui : PME 10-75 employés qui veut donner à ses équipes une bibliothèque de prompts par fonction Niveau minimum recommandé : niveau 2 du pilier Literacy (à diffuser après les sessions N1) Temps de complétion : 30 min pour adapter ; usage continu

Pourquoi ce gabarit existe

Sans bibliothèque, chaque employé réinvente le prompt à chaque fois. Une bibliothèque starter avec 4-6 prompts par fonction et des exemples ancrés permet de partir d'une base éprouvée. Pas une encyclopédie — un démarrage à enrichir par votre équipe.

Le contenu du gabarit

Format de chaque prompt : Titre · Objectif · Prompt · Résultat attendu · Mise en garde.

Garde-fou commun : aucun prompt ne demande de coller des données catégorie 3-4 dans un outil de famille A. Voir templates/02-classification-donnees/regles-usage-ia-par-niveau.md.

Bibliothèque starter de prompts — [Nom de l'organisation]

En vigueur depuis : ______________________ Prochaine mise à jour : [date + 3 mois] Maintenance : personne-référence IA + champions internes

Fonction 1 — Direction (DG, COO, copropriétaires)

1.1 — Synthèse de longue lecture

  • Objectif : préparer une rencontre à partir d'un long document
  • Prompt : « Voici un document de [N] pages sur [sujet]. Synthétise en 1 page avec : (1) les 3 points-clés, (2) les questions ouvertes, (3) les décisions implicites attendues. Public : dirigeant de [secteur]. »
  • Résultat attendu : 1 page structurée
  • Mise en garde : vérifier chiffres et noms propres
  • Exemple ancré : Marc (Pièces & Précision) résume une norme technique fournisseur de 25 pages (norme publique → famille A possible ; si la synthèse mentionne une référence client, famille B)

1.2 — Préparation d'un point en équipe

  • Objectif : structurer un point à présenter
  • Prompt : « Je veux annoncer [objet] à mon équipe de [taille] dans [secteur]. Structure : (1) message-clé en 1 phrase, (2) 3 raisons, (3) ce que je demande, (4) les 3 questions probables et mes réponses. Ton : direct, sans jargon, peer-à-peer. »
  • Résultat attendu : trame de 1 page
  • Mise en garde : ajustez le ton à votre culture
  • Exemple ancré : Marc prépare l'annonce du déploiement Copilot aux 60 employés

1.3 — Brouillon d'un courriel sensible

  • Objectif : drafter un courriel délicat
  • Prompt : « Je dois écrire à [destinataire] pour [objet]. Contexte : [3-5 lignes neutres, sans nominatif sensible si outil A]. Ton : [respectueux/ferme/conciliant]. Produis 2 versions : (1) directe, (2) diplomatique. Max 200 mots chacune. »
  • Résultat attendu : 2 brouillons à fusionner
  • Mise en garde : ne jamais envoyer tel quel — relire à voix haute
  • Exemple ancré : Caroline (Aliments Lebel) écrit à un acheteur retail qui questionne un audit qualité

1.4 — Décomposition d'un problème complexe

  • Objectif : clarifier un problème
  • Prompt : « J'ai le problème suivant : [description, sans données sensibles]. Décompose en : (1) connu, (2) inconnu, (3) 3 options avec avantages/risques, (4) première décision cette semaine. Ne propose pas de solution finale — propose une structure. »
  • Résultat attendu : carte de décision 1 page
  • Mise en garde : la décision reste vôtre

Fonction 2 — Vente / Communication / Marketing

2.1 — Premier brouillon LinkedIn

  • Objectif : produire un brouillon de post LinkedIn
  • Prompt : « Écris un post LinkedIn de 150 mots pour [organisation, secteur] qui annonce [sujet]. Ton : professionnel mais accessible, première personne du pluriel, 1 question d'ouverture à la fin. Pas d'emojis ni hashtags. »
  • Résultat attendu : brouillon à raffiner
  • Mise en garde : vérifier les faits ; injecter votre voix
  • Exemple ancré : Aliments Lebel annonce une nouvelle gamme prêts-à-cuire

2.2 — Brouillon d'infolettre mensuelle

  • Objectif : produire un brouillon d'infolettre
  • Prompt : « Voici les éléments de l'infolettre de [organisation] : [4-6 points]. Produis 400 mots avec : titre, intro 3 phrases, 4 sections courtes, conclusion avec appel à l'action [préciser]. Ton : [chaleureux/professionnel/militant]. »
  • Résultat attendu : brouillon à éditer
  • Mise en garde : vérifier chaque chiffre

2.3 — Brouillon de soumission client

  • Objectif : premier jet de soumission
  • Prompt : « Voici les spécifications pour la soumission [référence] : [specs — famille B si client nommé]. Produis : (1) résumé exécutif 200 mots, (2) compréhension du besoin, (3) approche, (4) livrables, (5) calendrier. Ton : factuel. »
  • Résultat attendu : draft à finaliser
  • Mise en garde : tarification reste humaine
  • Exemple ancré : Pièces & Précision drafte une soumission pour un client non-ITAR

2.4 — Reformulation d'un message à un client mécontent

  • Objectif : adoucir un message tendu
  • Prompt : « Voici un brouillon à un client mécontent : [brouillon]. Reformule pour : (1) reconnaître la frustration sans avouer faute, (2) proposer une action concrète, (3) clore poliment. Ton : empathique mais ferme. Max 150 mots. »
  • Résultat attendu : version reformulée
  • Mise en garde : si client nommé, famille B

Fonction 3 — Ingénierie / Qualité / Documentation technique

3.1 — Synthèse d'une norme ou spécification

  • Objectif : extraire l'essentiel d'une norme (ISO 9001, CSA, HACCP, CNB) ou d'une spec fournisseur
  • Prompt : « Voici une norme de [N] pages sur [sujet]. Synthétise : (1) l'exigence principale en 1 phrase, (2) les 3 points qui changent pour nos opérations, (3) les implications pour notre stack, (4) les questions à valider. Ne fabrique aucune référence d'article — si tu n'es pas certaine, dis-le. »
  • Résultat attendu : synthèse 1 page
  • Mise en garde : vérifier systématiquement les références aux articles — l'IA hallucine les numéros
  • Exemple ancré : Pièces & Précision synthétise une norme aérospatiale (famille B si sous NDA, A si publique)

3.2 — Brouillon de procédure qualité

  • Objectif : drafter une procédure ISO 9001 / HACCP ou une instruction de travail
  • Prompt : « Drafte une procédure pour [objet]. Structure : (1) objet et portée, (2) personnes concernées, (3) équipement, (4) étapes 1 à N en impératif, (5) contrôles qualité, (6) cas d'exception. 1-2 pages, lisible par un opérateur expérimenté. »
  • Résultat attendu : draft à valider par l'ingénieur qualité
  • Mise en garde : respecter les exigences du système qualité (ISO 9001:2015, HACCP, CSA)

3.3 — Première-passe de feedback technique ou réclamations

  • Objectif : identifier les patterns dans un lot de retours qualité
  • Prompt : « Voici [N] retours sur [produit] : [collage en famille B si nominatif]. Pour chaque retour : (1) catégorie probable parmi [liste], (2) confiance (haut/moyen/faible), (3) 3 thèmes récurrents. Ne pas inventer de catégorie hors liste. »
  • Résultat attendu : tableau pré-rempli à valider
  • Mise en garde : jugement d'ingénieur reste humain — chaque ligne vérifiée
  • Exemple ancré : Pièces & Précision — l'ingénieur qualité gagne 1 h par cycle de revue trimestrielle

3.4 — Veille normative hebdomadaire

  • Objectif : synthèse des nouveautés normatives pertinentes
  • Prompt : « Voici les sources de veille [normative — CSA, ACIA, RBQ, ISO] de la semaine [liens/titres]. Produis 1 page : (1) 3 nouveautés majeures pour les PME manufacturières québécoises de notre sous-secteur, (2) ce que ça change, (3) actions recommandées. »
  • Résultat attendu : note de veille 1 page
  • Mise en garde : croiser avec les sources officielles

Fonction 4 — RH / Administration

4.1 — Brouillon d'annonce interne

  • Objectif : drafter une annonce claire
  • Prompt : « Drafte une annonce interne pour [objet]. Public : équipe de [taille, secteur]. Inclure : (1) ce qui change, (2) quand, (3) pourquoi, (4) qui contacter. Ton : direct, sans jargon RH, sans 'we are excited to announce'. Max 200 mots. »
  • Résultat attendu : brouillon à valider
  • Mise en garde : faire relire par 1 personne hors RH

4.2 — Trame d'évaluation annuelle

  • Objectif : trame de rencontre annuelle
  • Prompt : « Génère une trame d'évaluation pour un employé de [fonction] dans [secteur]. Structure : (1) accomplissements, (2) défis, (3) objectifs, (4) besoins de formation, (5) attentes mutuelles. Questions ouvertes. 1 page. »
  • Résultat attendu : trame à personnaliser
  • Mise en garde : pas de nominatif dans le prompt si famille A

4.3 — Synthèse de notes de réunion

  • Objectif : synthèse propre à partir de notes brutes
  • Prompt : « Voici les notes brutes d'une rencontre [type] : [notes]. Synthétise : (1) 3 décisions, (2) actions (qui, quoi, quand), (3) points reportés. Tableau pour actions, liste pour le reste. Max 1 page. »
  • Résultat attendu : compte-rendu utilisable
  • Mise en garde : ne pas inventer de décisions

4.4 — Première lecture d'un CV

  • Objectif : pré-trier un CV
  • Prompt : « Voici un CV [famille B obligatoire — nominatif]. Extrais : (1) résumé en 3 lignes, (2) expérience pertinente pour le poste de [fonction] à [organisation], (3) compétences manquantes, (4) questions à poser en entrevue. Décris, ne juge pas. »
  • Résultat attendu : fiche de pré-tri
  • Mise en garde : décision d'embauche reste humaine ; vérifier l'équité des questions ; famille B obligatoire

Fonction 5 — Opérations / Production / Intervention terrain

5.1 — Synthèse d'un retour de production

  • Objectif : structurer un débrief hebdomadaire
  • Prompt : « Voici les notes du débrief [semaine] : [notes]. Structure : (1) ce qui a bien fonctionné, (2) 3 problèmes principaux et cause probable, (3) actions correctives cette semaine. 1 page. »
  • Résultat attendu : compte-rendu de production
  • Mise en garde : ne pas inventer de causes — « à investiguer » si pas claire
  • Exemple ancré : Pièces & Précision — chef de production prépare le suivi avec Marc

5.2 — Première-passe de feedback client

  • Objectif : patterns dans les feedbacks
  • Prompt : « Voici [N] feedbacks sur [produit/service] : [collage, famille B si nominatif]. Identifie : (1) 3 thèmes récurrents, (2) 3 cas isolés intéressants, (3) actions prioritaires. N'utilise que ce qui est dans la liste. »
  • Résultat attendu : synthèse à valider
  • Mise en garde : vérifier la cohérence avec votre stratégie

5.3 — Brouillon d'instruction de travail

  • Objectif : instruction pour un nouveau processus
  • Prompt : « Génère une instruction pour [tâche], pour un opérateur expérimenté. Structure : (1) but, (2) équipement, (3) étapes (impératif, court), (4) contrôles, (5) que faire si problème. 1 page, langage simple. »
  • Résultat attendu : brouillon à valider par un opérateur senior
  • Mise en garde : l'IA ne connaît pas les subtilités de votre machine

Fonction 6 — Service à la clientèle / Service après-vente

6.1 — Brouillon de relance amicale

  • Objectif : relance polie pour un délai non respecté
  • Prompt : « Drafte une relance amicale pour [destinataire] qui n'a pas répondu à [demande, datée]. Ton : courtois, pas culpabilisant, action simple pour débloquer. Max 100 mots. Pas de 'just following up'. »
  • Résultat attendu : 1 brouillon
  • Mise en garde : adapter à la relation existante

6.2 — Synthèse de retours SAV pour bilan trimestriel

  • Objectif : synthèse agrégée des retours SAV
  • Prompt : « Voici [N] retours SAV de ce trimestre : [collage, famille B si client nommé]. Synthétise : (1) volume par type, (2) tendances, (3) cas marquants, (4) 2-3 enjeux pour le bilan ou la R&D. »
  • Résultat attendu : synthèse pour bilan ou R&D
  • Mise en garde : retirer les nominatifs client si rapport sortant ; famille B si nominatif ou contractuel ; jamais famille A si détails techniques + nom client = ré-identification
  • Exemple ancré : Équipement Industriel Nordique — bilans SAV alimentant la R&D (statistiques agrégées par type d'équipement)

Comment l'utiliser

  • Diffusion : distribuez après la session N1 (curriculum-3-niveaux.md). Format Word / Confluence / OneNote, facile à mettre à jour.
  • Adaptation par fonction : encouragez chaque équipe à adapter à ses vrais cas — un prompt modifié colle mieux qu'un prompt générique.
  • Enrichissement continu : les champions ajoutent ce qui marche. Point trimestriel : qu'est-ce qui est utilisé, qu'est-ce qui dort.
  • Garde-fou data : à chaque ajout, vérifier la cohérence avec la grille de classification et la matrice par famille.
  • Pas une encyclopédie : < 50 prompts au total. Élaguer en revue trimestrielle.

Exemple ancré global — Pièces & Précision Drummondville. Marc diffuse la bibliothèque après la première session N1. Les 3 champions (Marc + une administrative + un ingénieur) enrichissent : Marc ajoute « préparation de revue ISO 9001 trimestrielle » — utilisé 8 fois en 3 mois. L'ingénieur ajoute « extraction de specs d'une norme technique » mais personne ne l'utilise → retiré en T3. La bibliothèque vit sans enfler.

Quand revisiter

À chaque revue trimestrielle : élagage, ajout, cohérence avec la grille de classification.

Ressources liées

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