Liste d'outils IA approuvés (gabarit vide) — Pilier 3
Pour qui : PME qui rédige sa première liste d'outils IA approuvés Niveau minimum recommandé : niveau 2 du pilier Sélection d'outils Temps de complétion : 45-60 min en initial ; 20-30 min par mise à jour trimestrielle
Pourquoi ce gabarit existe
Sans liste écrite, la politique d'usage acceptable reste un texte de principes. Avec 3 outils listés, vos employés savent ce qu'ils peuvent ouvrir et la personne-référence a un référentiel concret. La liste vieillit naturellement — c'est attendu.
Si vous êtes sur Microsoft 365, partez plutôt de outils-approuves-exemple-M365.md. Ce gabarit-ci est pour les autres stacks ou la feuille blanche.
Le contenu du gabarit
À copier-coller et remplir. Tient sur 1-2 pages.
Liste d'outils IA approuvés — [Nom de l'organisation]
En vigueur depuis : ______________________ Prochaine révision : [date + 3 mois] Personne-référence IA : ______________________
Disclaimer. Liste révisée chaque trimestre. Outil non listé → contactez la personne-référence avant tout usage.
Outils approuvés
Outils utilisables librement dans les bornes de
grille-classification.mdetregles-usage-ia-par-niveau.md.
| Outil | Famille | Usage type | Cat. max | Coût | Date d'approbation |
|---|---|---|---|---|---|
| A / B / C | 1 / 2 / 3 / 4 | ||||
| A / B / C | 1 / 2 / 3 / 4 | ||||
| A / B / C | 1 / 2 / 3 / 4 |
Outils conditionnels
Permis sous condition explicite, rappelée à chaque usage.
| Outil | Famille | Condition | Cat. max | Date |
|---|---|---|---|---|
| A / B / C | 1 / 2 / 3 / 4 | |||
| A / B / C | 1 / 2 / 3 / 4 |
Outils proscrits
Refusés explicitement, avec raison. Utile pour les re-propositions futures.
| Outil | Raison | Date |
|---|---|---|
Légende — familles
- A — Public sans contrat : sans contrat enterprise. Données potentiellement utilisées par le fournisseur. Cat. 1-2 seulement.
- B — Tenanted : dans votre tenant M365 / Workspace avec contrat. Données dans votre périmètre. Cat. 1-3.
- C — Interne contrôlé : sur votre infrastructure. Toutes catégories (rare en PME).
Voir templates/02-classification-donnees/regles-usage-ia-par-niveau.md.
Cadence de revue
Révisée à chaque revue trimestrielle. À vérifier :
- Outils approuvés effectivement utilisés (0 usage en 3 mois → candidat au retrait)
- Outils en attente d'évaluation (selon
criteres-selection-outils.md) - ToS et conditions inchangés
- Date de prochaine révision
Comment proposer un nouvel outil
- Employé : 5 lignes pour décrire l'outil, l'usage, la catégorie de données. Envoi à la personne-référence.
- Personne-référence : applique
criteres-selection-outils.mden ≤ 30 min. Documente la décision. - Délai cible : 5 jours ouvrables.
Comment l'utiliser
- Mini-inventaire (5 min, sondage Forms) : « quels outils IA utilisez-vous, pour quoi, sur quel compte ? ». Révèle souvent 4-6 outils en usage spontané.
- Première rédaction (45 min) : catégoriser (A/B/C + cat. max) et trancher pour chacun. Une ligne par proscrit.
- Diffusion : annexer à la politique d'usage acceptable. Présentation en équipe (≤ 10 min).
- Mise à jour trimestrielle : 20-30 min en préparation de la revue.
- Hors-cadence : outil critique pour un projet en cours → 5 jours ouvrables, pas attendre la revue.
Exemple ancré — Aliments Lebel (manufacturier agroalimentaire, 28 personnes). Caroline, présidente, a M365 Business Premium avec Copilot en add-on (~30 $/util/mois) pour 8 utilisateurs qualité/admin/ventes. Mini-inventaire : Copilot pas activé, 3 personnes utilisent ChatGPT gratuit pour les courriels, 1 personne Claude.ai pour résumer des fiches techniques. Rédaction : approuvés = Copilot M365 (famille B, cat. max 3 — jamais sur cahiers des charges client retail nominatifs ni dossiers HACCP de traçabilité) ; conditionnels = ChatGPT et Claude gratuits (famille A, cat. max 2 — jamais sur un client retail nommé ni un fournisseur sous NDA) ; proscrits = aucun. Validation en réunion de direction. Coût : ~240 $/mois pour Copilot, à comparer aux 15-25 h/mois économisées sur les audits qualité retail trimestriels.
Quand revisiter
Chaque trimestre. Hors-cadence : nouvel outil proposé, incident, modification connue des ToS d'un fournisseur.
Ressources liées
criteres-selection-outils.mdoutils-approuves-exemple-M365.mdtemplates/01-gouvernance/politique-usage-acceptable.mdtemplates/02-classification-donnees/regles-usage-ia-par-niveau.mdtemplates/01-gouvernance/revue-trimestrielle.md- Microsoft — Copilot SMB Adoption : https://adoption.microsoft.com/