Liste d'outils IA approuvés — Exemple pré-rempli pour PME M365 — Pilier 3

Pour qui : PME québécoises 10-75 employés sur Microsoft 365 Niveau minimum recommandé : niveau 1-2 du pilier Sélection d'outils Temps de complétion : 20-30 minutes pour adapter Exemple ancré en : mai 2026 — cette liste vieillit, voir la note ci-dessous

Pourquoi ce gabarit existe

Pour une PME québécoise sur M365, la bonne réponse par défaut à « par quel outil IA on commence ? » est presque toujours Copilot M365 : vous le payez déjà ou pour un coût raisonnable en add-on, les données restent dans votre tenant, intégration native Word/Excel/Outlook/Teams. Cet exemple pré-rempli vous évite la feuille blanche.

Note de date. Ancré en mai 2026. Les ToS et offres Microsoft évoluent vite. Vérifiez les éléments marqués « à vérifier à votre date » avant de signer.

Le contenu du gabarit

À adapter. Remplacez [Nom de l'organisation], ajustez selon votre profil.

Liste d'outils IA approuvés — [Nom de l'organisation]

En vigueur depuis : ______________________ Prochaine révision : [date + 3 mois] Personne-référence IA : ______________________

Disclaimer. Liste révisée chaque trimestre. Outil non listé → contactez la personne-référence avant tout usage. Ancré en mai 2026 ; vérifiez les ToS Microsoft, OpenAI, Anthropic, Google à votre date.

Outils approuvés (défaut)

Outil Famille Usage type Cat. max Coût indicatif Notes
Microsoft 365 Copilot B (tenanted) Rédaction, résumé, recherche, brouillon courriel, synthèse documents Office, requête sur fichiers tenant 3 — Confidentielle Inclus dans certaines licences M365 ou ~30 $ CAD/util/mois en add-on (à vérifier) Outil par défaut. Données dans le tenant, conformes aux engagements enterprise.
Microsoft Bing Chat Enterprise B Recherche web augmentée, sans usage des prompts pour entraînement 2 — Interne Inclus avec certaines licences M365 (à vérifier) Alternative légère pour recherche web
DeepL Pro B (contrat entreprise) ou A (gratuit) Traduction documents internes ou communications 2 — Interne (gratuit) ; 3 — Confidentielle (Pro entreprise) ~10 €/util/mois (Pro) FR/EN/autres. Hébergement Europe (RGPD). Contrat Pro requis pour cat. 3.

Outils conditionnels

Outil Famille Condition Cat. max Notes
ChatGPT (gratuit ou Plus personnel) A Cat. 1 ou 2 uniquement. Jamais de données client, RH, financières. Compte personnel. 2 — Interne Formation / expérimentation ; ne remplace pas Copilot
Claude.ai (gratuit ou Pro personnel) A Idem ChatGPT 2 — Interne Idem
Gemini (gratuit via compte personnel) A Idem 2 — Interne Idem
NotebookLM (Google) A Synthèse de documents publics (recherches, articles publiés, normes) 1 — Publique Utile pour la veille, jamais de documents internes

Outils proscrits

Outil Raison Date
ChatGPT Team / Enterprise Copilot suffit en défaut M365. Non prioritaire — à réévaluer si besoin spécifique. mai 2026
SaaS IA spécialisés non listés (Jasper, Notion AI hors tenant, Otter.ai, Fireflies.ai…) Évaluation cas par cas via criteres-selection-outils.md. mai 2026
API OpenAI / Anthropic directes (clé API sans contrat) Risque de fuite de clé + ToS variables. Pour API → Azure OpenAI dans le tenant. mai 2026

Notes spécifiques par profil

  • Sous-traitant industriel ITAR : drapeau « ITAR : aucun outil de cette liste n'est permis sur données ITAR — uniquement solution interne contrôlée ou pas d'IA ». Pour ingénieurs et contrôleur qualité touchant ces données, retirez les outils conditionnels famille A du poste.
  • Manufacturier agroalimentaire avec retail : « les cahiers des charges nominatifs des chaînes retail et dossiers HACCP de traçabilité ne vont jamais en famille A ; famille B uniquement, drapeau sur les cahiers signés sous NDA spécifique ».
  • Entrepreneur en construction : « plans et devis reçus du donneur d'ordre/architecte sous NDA jamais en famille A, même en fragment ; famille B uniquement si le NDA l'autorise ».
  • Manufacturier d'équipement avec R&D : « tout document touchant à un brevet en cours ou PI sensible reste en famille B au minimum ; aucune publication R&D en famille A avant validation de non-sensibilité ».
  • Si pas sur M365 (Google Workspace) : remplacez Copilot par Gemini Workspace (entreprise) — même logique, même famille B.

Cadence de revue

Liste révisée à chaque revue trimestrielle. À vérifier :

  • ToS Copilot (clauses entraînement) — publiées par Microsoft
  • Nouveaux outils proposés
  • Outils inactifs depuis 6 mois (candidats au retrait)

Comment l'utiliser

  • Vérifiez votre licence M365 : Copilot inclus ou en add-on ? Combien d'utilisateurs ? Budget OK ?
  • Adaptez le tableau : retirez ce que vous n'utiliserez pas, ajoutez les outils spécifiques (SolidWorks IA, TraceX, Procore IA si pertinents).
  • Ajustez les notes sectorielles selon votre sous-secteur.
  • Faites valider par personne-référence + direction (10 min).
  • Diffusez en équipe : la liste est annexée à la politique d'usage acceptable.
  • Premier déploiement Copilot : prévoyez la session literacy niveau 1 (templates/04-literacy/curriculum-3-niveaux.md) dans les 4 semaines — sinon les utilisateurs s'auto-forment, qualité inégale.

Exemple ancré — Équipement Industriel Nordique (manufacturier d'équipement spécialisé, 35 personnes). Sandra adapte en 25 min : garde Copilot M365 (inclus dans la licence E3 — 0 coût additionnel pour 17 utilisateurs bureau/ingénierie/service), garde DeepL Pro (traduction FR/EN manuels et communications clients ontariens et de Colombie-Britannique — contrat entreprise pour cat. 3), retire Bing Chat Enterprise (non pertinent), durcit les conditionnels en « usage personnel de formation uniquement, jamais sur documentation R&D ni correspondance client » (cohérent avec contexte brevets). ChatGPT Team passe de proscrit à « à réévaluer si demande explicite » (Sandra veut consolider Copilot d'abord). Validation par son père (co-propriétaire), diffusion en réunion d'équipe le vendredi suivant.

Quand revisiter

Chaque trimestre. Hors-cadence : modification des ToS Copilot (entraînement, pricing, fonctionnalités).

Ressources liées

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