Termes de référence — Personne-référence IA — Pilier 1
Pour qui : PME qui désigne ou formalise le mandat de sa personne-référence IA Niveau minimum recommandé : niveau 1 ou 2 du pilier Gouvernance Temps de complétion : 30-45 minutes
Pourquoi ce gabarit existe
Dans une PME, l'adoption IA a besoin d'une personne — pas d'un comité. Ce n'est pas un nouveau poste à temps plein ; c'est un mandat ajouté à un rôle existant, 1-2 heures par semaine en moyenne (plus au lancement, moins en croisière). Ce document précise ce qu'on attend, ce qu'on n'attend pas, et le temps réservé.
Le contenu du gabarit
À copier-coller dans un document de 1-2 pages, signé par la personne et la direction. Un accord de mandat lisible, pas un contrat juridique.
Termes de référence — Personne-référence IA — [Nom de l'organisation]
Personne désignée : ______________________ Poste principal : ______________________ Date d'entrée en mandat : ______________________ Durée : 12 mois renouvelables tacitement, ou jusqu'à révision en revue trimestrielle
Mission
Animer l'adoption de l'IA chez [Nom de l'organisation] : point d'escalade pour les questions, maintenir la politique d'usage acceptable et la liste d'outils approuvés, animer la revue trimestrielle, accompagner les pilotes. Mandat d'animation et coordination, pas de décision technologique unilatérale.
Responsabilités
| Domaine | Ce que la personne fait |
|---|---|
| Politique | Maintient la politique d'usage acceptable ; intègre les apprentissages des incidents |
| Outils | Tient à jour la liste des outils approuvés ; évalue les propositions d'ajout |
| Escalade | Premier point de contact pour les cas ambigus (« est-ce que je peux mettre ceci dans Copilot ? ») |
| Literacy | Coordonne (sans nécessairement animer) le curriculum et la bibliothèque de prompts |
| Cas d'usage | Reçoit les idées, anime la priorisation, suit les pilotes |
| Revue trimestrielle | Prépare le tableau de bord et anime la revue |
| Veille légère | Suit les outils principaux (Copilot, ChatGPT, Claude) et la réglementation (Loi 25, CAI) — 30 min par mois |
Ce que la personne ne fait pas
- Ne décide pas seule des achats d'outils majeurs — elle propose, la direction tranche.
- N'est pas responsable de former individuellement chaque employé — cascade via les champions.
- N'est pas la police de l'IA — accueille les questions, ne traque pas les usages.
- Ne porte pas seule la responsabilité juridique en cas d'incident — la direction reste responsable.
Temps alloué
1 à 2 heures par semaine en moyenne, avec pointes au lancement (4-6 h/semaine pendant 4-6 semaines) et en revue trimestrielle (3-4 h de préparation + 1 h de revue). Pris dans les heures normales, pas en heures supplémentaires.
Pouvoir décisionnel
| Décision | Personne-référence | Direction |
|---|---|---|
| Ajouter un outil mineur à la liste approuvée | Décide | Informée |
| Refuser un outil qui ne passe pas la grille | Décide | Informée |
| Modifier une formulation de la politique | Décide | Informée |
| Acheter un outil payant | Propose | Décide |
| Modifier substantiellement la politique | Propose | Décide |
| Sanctionner un employé pour usage non conforme | Ne décide jamais | Décide |
Limites et garde-fous
- Si la charge dépasse 3 h/semaine de façon récurrente, remonter en revue trimestrielle (allègement ou co-mandataire).
- Si incident significatif (fuite de données nominatives, hallucination livrée à un client) : mini-revue dans la semaine, en mode apprentissage.
- La personne peut démissionner du mandat avec 4 semaines de préavis, sans pénalité de carrière.
Comment me contacter
[Nom] · [courriel] · [canal Teams dédié si applicable] — Disponibilité : [ex. « réponds dans les 48 h ouvrables »].
Signatures : Personne-référence ______________________ · Direction ______________________ · Date : __________
Comment l'utiliser
- Identifiez la bonne personne avant de remplir le ToR. Critères : crédibilité interne, curiosité (veut comprendre l'IA, pas la rejeter ni l'évangéliser), poste à vue transversale (DG, COO, RH, IT, opérations). Voir
templates/07-conduite-changement/profil-champion-interne.md. - Présentez le ToR en privé avant de l'annoncer. Elle doit pouvoir refuser sans conséquence.
- Une fois acceptée, signez à deux. Annoncez la désignation à la même rencontre que la politique d'usage.
- Revisitez en revue trimestrielle : charge tenable ? Périmètre toujours bon ?
Exemple ancré — Pièces & Précision Drummondville (60 personnes). Marc Boudreau, COO (ingénieur, déjà responsable opérations + qualité + maintenance + IT), accepte le mandat. Le ToR précise : 1-2 h/semaine, droit de refuser un outil hors grille, escalade des achats à François (président). Marc bloque chaque jeudi 13 h-14 h comme « heure IA » : questions de la semaine, mise à jour liste d'outils, préparation revue trimestrielle.
Quand revisiter
À chaque revue trimestrielle (charge tenable ?), au moins une fois par an de façon formelle, à chaque changement organisationnel significatif.
Ressources liées
politique-usage-acceptable.mdrevue-trimestrielle.mdtemplates/07-conduite-changement/profil-champion-interne.md- OBVIA — Gouvernance responsable de l'IA : https://www.observatoire-ia.ulaval.ca/